Listamos abaixo as principais mudanças propostas pelas minutas de instrução divulgadas pela CVM e pelo DREI.
1. Companhias Abertas – Audiência Pública SDM 03/2020 – Comissão de Valores Mobiliários – CVM
A CVM propôs, em 06 de abril de 2020, a alteração da Instrução CVM nº 481, de 17 de dezembro de 2009 (“ICVM 481”), para permitir que as companhias realizem assembleias 100% digitais aperfeiçoando os dispositivos da ICVM 481 relativos à participação e voto nas assembleias gerais por meio digital.
Desde a edição da Instrução CVM nº 561, de 07 de dezembro de 2009, já é possível que os acionistas participem da assembleia tanto presencialmente quanto à distância, por meio do Boletim de Voto a Distância (“BVD”). No entanto, a faculdade conferida aos acionistas de participarem a distância, exercendo o voto por meio do BVD, não dispensava as companhias da obrigação de realização presencial das assembleias gerais. O BVD é assim um mecanismo para facilitar a participação pelos acionistas, mas não flexibilizar a realização presencial da assembleia pelas companhias.
A regulamentação ora proposta vem para viabilizar a realização 100% virtual, fixando mecanismos para que todos os requisitos legais sejam atendidos nestes casos. As alterações propostas incluem o seguinte:
(a) as assembleias realizadas exclusivamente por meio digital serão consideradas como realizadas na sede da companhia;
(b) a companhia deverá admitir a entrega dos documentos exigidos no edital de convocação para participação dos acionistas por meio digital;
(c) o sistema eletrônico utilizado pela companhia deve assegurar, além do registro de presença e de voto dos acionistas, já previstos, também a possibilidade de manifestação e visualização dos documentos apresentados durante a assembleia, a autenticidade e segurança das comunicações e a gravação integral das assembleias.
Além disso, a minuta da regulamentação prevê a exclusão do dispositivo da ICVM 481 que permitia à companhia exigir o reconhecimento de firma do signatário de pedido de relação de endereços de acionistas.
No que tange ao registro de presença e assinatura da ata, cumpre esclarecer que a atual redação da ICVM 481 já prevê que o acionista que registra sua presença no sistema eletrônico de participação a distância disponibilizado pela companhia é considerado presente na assembleia geral para todos os efeitos da Lei das S.A. e assinante da ata da assembleia.
Por fim, considerando que as companhias que desejavam manter seu calendário original de assembleias já convocaram suas respectivas AGO, a CVM propõe que, exclusivamente no ano de 2020, todas as companhias possam realizar suas assembleias gerais ordinárias de modo exclusivamente digital, ainda que não tenham informado no edital de convocação o endereço de acesso ou o detalhamento de regras e procedimentos sobre como os acionistas poderão participar e votar a distância na assembleia, desde que, tais informações sejam fornecidas aos acionistas por meio de Fato Relevante com antecedência mínima de 5 dias da realização da assembleia.
2. Companhias fechadas e sociedades limitadas – Consulta Pública 02/2020 – Departamento de Registro Empresarial e Integração – DREI
Por sua vez, o DREI publicou, em 31 de março de 2020, o edital da Consulta Pública 02/2020 sobre a minuta de instrução normativa que regula a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades, nos termos da MP 931.
A referida Consulta Pública traz a possibilidade de as reuniões ou assembleias serem realizadas de forma semipresencial ou híbrida, quando forem realizadas em local físico, mas com a possibilidade de participação e voto a distância de acionistas, sócios e associados interessados, e virtuais, quando forem realizadas 100% a distância. Não obstante, deverão obedecer às normas atinentes ao Registro Público de Empresas quanto à convocação, instalação, deliberação e registro, conforme a legislação do respectivo tipo societário, bem como deverão manter arquivados todos os documentos relativos à reunião ou assembleia pelo prazo de cinco anos.
Para tanto, a sociedade poderá contratar terceiros para administrar, em seu nome, o processamento das informações nas reuniões ou assembleias semipresenciais e virtuais. No entanto, ressalta-se que a sociedade permanece responsável pelo cumprimento das disposições na instrução normativa editada pelo DREI.
No que diz respeito à implementação do sistema eletrônico, o DREI foi mais enfático quanto à necessidade de verificação, pela companhia, de que todos os acionistas possuem condições tecnológicas para participar e votar a distância.
Ao contrário das companhias abertas, quando a ata da reunião ou assembleia não for elaborada em documento físico; (i) as assinaturas deverão ser feitas por meio de assinatura eletrônica realizada com certificado digital; e (ii) devem ser assegurados meios para que possa ser impressa em papel, de forma legível e a qualquer momento, por quaisquer acionistas, sócios ou associados interessados.
Nesse mesmo sentido, serão considerados presentes, para todos os efeitos legais, os acionistas que, pessoalmente ou por meio de representante, registrarem sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade.
Sobre o registro de presença, este poderá ser realizado por assinatura eletrônica por meio do certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica.
Adicionalmente, deverá constar na ata, informação a respeito de qual método foi escolhido para realizar a reunião ou assembleia (semipresencial ou virtual), detalhando-se a forma pela qual foram permitidos a participação e voto a distância.
Pontos Comuns à Audiência Pública SDM 03/2020 e à Consulta Pública 02/2020
Tanto a CVM quanto o DREI propõem alterações de modo a exigir que o sistema eletrônico utilizado assegure (i) possibilidade de os acionistas se manifestarem na assembleia/reunião e visualizarem documentos apresentados durante sua realização; (ii) autenticidade e segurança das comunicações durante a assembleia/reunião; (iii) registro de presença dos acionistas; (iv) registro dos respectivos votos; e (v) gravação integral da assembleia.
Ambas as propostas de regulamentação preveem a necessidade pelas sociedades de disponibilização de suporte técnico online, em tempo real, para aqueles que necessitarem sanar dúvidas de acesso ou uso do sistema durante o conclave.
No que diz respeito à convocação, tanto o DREI quanto a CVM propõem que a convocação deverá informar se a reunião será semipresencial ou virtual, bem como detalhar a forma de participação e votação a distância.
Ainda, para evitar custos decorrentes da publicação de informações detalhadas, a CVM propõe que as informações sejam divulgadas de forma resumida no Edital, com a indicação dos websites onde a informação completa deverá estar disponível a todos os investidores.
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Ressaltamos, por fim, que se tratam em ambos os casos de propostas ainda em discussão e sujeitas a comentários, críticas e aperfeiçoamentos.
Nossos times de Societário e Regulatório CVM continuarão a acompanhar o andamento dessas propostas e estão à disposição para auxiliá-los na hipótese de surgirem eventuais dúvidas quanto à realização das reuniões ou assembleias virtuais.
Para saber mais sobre a MP 931 acesse aqui nosso Informa.
Acesse aqui o Edital de Audiência Pública SDM nº 03/2020.
Acesse aqui o Edital da Consulta Pública DREI nº 02/2020.
