Desde 1º de setembro de 2025, a Junta Comercial do Estado de São Paulo (“JUCESP”) passou a realizar a autenticação de livros societários exclusivamente em formato digital, deixando de autenticar novos livros físicos.
A medida está alinhada ao processo de transformação digital das Juntas Comerciais, e busca modernizar e tornar mais eficiente a gestão documental das sociedades empresárias, conforme orientações estabelecidas pelo Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração – DREI por meio das Instruções Normativas n.º 82/2021 e n.º 79/2022. Estados como Minas Gerais e Paraná já adotaram práticas semelhantes, reforçando a tendência de uniformização e digitalização dos registros em todo o país.
Os livros societários são documentos obrigatórios das sociedades por ações, e sua manutenção e autenticação adequadas são responsabilidade das companhias e de seus administradores, sendo fundamentais para garantir transparência e segurança, especialmente em auditorias, fiscalizações e operações societárias. Entre os principais livros, destacam-se os livros de atas das assembleias gerais, de presença dos acionistas, de atas das reuniões do conselho de administração, de registro de ações nominativas e de registro de transferência de ações nominativas, que registram o histórico de deliberações sociais, mandatos da administração e a titularidade e transferências das ações emitidas pelas companhias.
A adoção de livros digitais proporciona diversos benefícios práticos, como maior agilidade na autenticação, segurança na guarda dos registros e redução de custos operacionais. O formato eletrônico também simplifica o acesso e compartilhamento de informações entre administradores, acionistas, investidores e auditores, contribuindo para uma gestão societária mais eficiente e integrada. Destacamos, contudo, que, mesmo após sua digitalização, os livros continuarão protegidos e inacessíveis a terceiros não autorizados, assegurando a segurança das informações.
Ressaltamos, ainda, que os livros físicos que já tiverem sido autenticados pela JUCESP e que ainda têm páginas em branco poderão ser usados até estarem completamente preenchidos, não sendo necessária sua substituição imediata. É também viável digitalizar livros físicos existentes, observados os procedimentos estabelecidos pela JUCESP para autenticação digital. Além disso, quando houver necessidade de recompor livros físicos, as empresas poderão optar por fazê-lo diretamente no formato digital, desde que atendidas as formalidades exigidas pela JUCESP.
Diante dessas medidas de modernização, recomenda-se que as companhias revisem a regularidade e atualização de seus livros societários, iniciando o processo de migração para o formato digital. Também é importante promover ajustes nos procedimentos internos para assegurar a conformidade com as novas exigências da JUCESP.
A nossa equipe de Direito Societário está à disposição para prestar esclarecimentos e auxiliar as companhias no processo de atualização, regularização e digitalização de seus livros societários.